Excel ou logiciel de gestion de flotte : quelle solution choisir ?

Beaucoup d’entreprises gèrent leur flotte avec un tableur, et beaucoup s’en trouvent bien au départ. La vraie question n’est pas « Excel ou logiciel ? » mais « à partir de quand le tableur coûte plus qu’il ne rapporte ? ». Voici comment trancher.

Ce que le tableur fait bien

Un tableur est gratuit si vous l’avez déjà, flexible, et chacun sait s’en servir. Pour une flotte de quelques véhicules gérée par une seule personne, une feuille par sujet (véhicules, entretien, dépenses) peut suffire, à condition d’être tenue avec rigueur.

Là où il atteint ses limites

• Les versions se multiplient dès que plusieurs personnes modifient le fichier.
• Rien ne prévient quand une échéance approche : il faut penser à regarder.
• Une erreur de saisie ou une formule cassée passe inaperçue.
• Les informations sont séparées : la position d’un véhicule, son entretien et ses coûts ne se croisent pas.
• Les accès ne sont pas différenciés : tout le monde voit et modifie tout.
• Quand la personne qui tient le fichier part, la connaissance part avec elle.

Comparaison point par point

Les signaux qui indiquent qu’il faut changer

1. Plus de cinq véhicules, ou plus d’une personne qui met à jour le fichier.
2. Une échéance (permis, entretien) a déjà été manquée.
3. Vous consacrez plus d’une heure par semaine à mettre le fichier à jour.
4. Vous avez besoin de la position des véhicules.
5. Vous devez justifier des coûts auprès d’un responsable ou d’un client.

Comment migrer sans tout perdre

Commencez par nettoyer la liste de vos véhicules : une ligne par véhicule, une immatriculation unique. Faites de même pour les conducteurs. Importez ou saisissez ces deux listes dans le nouvel outil, puis reprenez les interventions à venir. Gardez l’ancien fichier en lecture seule quelques mois pour consulter l’historique, et exportez régulièrement depuis le nouvel outil.

Ce que FlotyHub change concrètement

FlotyHub rassemble les véhicules , les conducteurs , les affectations , la maintenance et le suivi GPS au même endroit, avec des rapports exportables en CSV . Il ne remplace pas votre comptabilité, et certaines fonctions, comme les documents et le suivi des dépenses, ne sont pas encore disponibles.