Location de véhicules avec chauffeur : comment suivre sa flotte

Dans la location avec chauffeur, deux ressources doivent être au bon endroit en même temps : le véhicule et le chauffeur. Un véhicule en panne ou un permis périmé, et c’est une location perdue. Voici ce qu’il faut suivre, et comment le faire sans y passer vos journées.

Ce que vous devez savoir à tout moment

• Quels véhicules sont disponibles, en mission ou en maintenance.
• Quel chauffeur conduit quel véhicule, sur quelle période.
• Où se trouve chaque véhicule équipé d’un boîtier GPS.
• Quelles échéances arrivent : entretien, permis des chauffeurs.
• Ce que chaque véhicule vous coûte en maintenance.

Les erreurs fréquentes quand tout passe par le téléphone

1. Un véhicule promis à deux clients pour la même période.
2. Un véhicule envoyé en mission alors qu’une intervention était prévue.
3. Un chauffeur dont le permis a expiré sans que personne ne l’ait vu.
4. Aucune trace de qui conduisait quel véhicule en cas de litige.

Organiser la flotte en trois fiches

Ces trois fiches sont celles de Flotyshub : véhicules , conducteurs et affectations . Une mission apparaît sur la fiche du véhicule et sur celle du chauffeur, ce qui garde l’historique des deux côtés.

Le GPS : utile, pas obligatoire

Vous pouvez gérer véhicules, chauffeurs et maintenance sans boîtier. Le suivi GPS en direct ajoute la position, la vitesse et le trajet récent des véhicules équipés. Le boîtier s’achète 45 000 FCFA par véhicule, installation comprise, ou se loue 2 000 FCFA par véhicule et par mois, plus 10 000 FCFA d’installation une seule fois ( tarifs ).

Suivre le coût de chaque véhicule

Notez chaque intervention de maintenance avec son coût. Les rapports montrent les coûts par mois et par véhicule : vous repérez celui qui coûte plus qu’il ne rapporte.